Dlaczego warto podpisać umowę serwisową oprogramowania dedykowanego?

Umowa serwisowa określa zakres usług dotyczących utrzymania aplikacji po jej wdrożeniu. Kompleksowa obsługa serwisowa rozwiązania zapewnia bezpieczeństwo i ciągłość pracy systemu, co jest niezwykle ważne w przypadku przedsiębiorstw dbających o jakość świadczonych usług.

Gwarancja, a umowa serwisowa

Gwarancja znaczenie różni się od umowy serwisowej. Ta pierwsza jest pewnego rodzaju zapewnieniem o wysokiej jakości stworzonego oprogramowania. Obowiązuje ona przez określony czas po wdrożeniu, co pozwala na wykrycie oraz naprawienie ewentualnych błędów.

Warto pamiętać, że gwarancja nie obejmuje stałej kontroli aplikacji, obsługi zgłoszeń oraz tworzenia nowych wersji oprogramowania, a często nawet nie określa dokładnych terminów realizacji poszczególnych dyspozycji. Biorąc to pod uwagę, warto przekonać się, co konkretnie daje umowa serwisowa i dlaczego warto z niej skorzystać.

Monitorowanie aplikacji — ochrona procesów w Twoim biznesie

Umowa serwisowa zapewnia wymagającym klientom bezpieczeństwo ciągłego działania aplikacji. Zadania Software House’u w ramach takiej umowy obejmują stałą opiekę nad stworzonym dla Twojej Firmy oprogramowaniem dedykowanym.

W zależności od potrzeb przedsiębiorcy oraz wymagań branży umowy serwisowe określają zakres czynności, oraz warunki ich realizacji. Głównym zadaniem realizowanych w ramach takiej umowy czynności jest monitorowanie dedykowanego oprogramowania, co pozwala na szybkie wychwytywanie i naprawianie pojawiających się błędów.

Jednym z bardzo ważnych zadań zespołu serwisowego jest aktualizacja zabezpieczeń aplikacji. Dzięki tym działaniom możliwe jest zapobieganie atakom, co w efekcie zapewnia ciągłość pracy systemu.

Co powinno się znaleźć w umowie serwisowej?

Umowa serwisowa zapewnia świadczenie usług potrzebnych dla utrzymania aplikacji. Zdefiniowanie zadań z tym związanych jest podstawą sporządzenia dokumentu, jednak samo określenie obowiązków stron nie jest wystarczające. Jakie informacje dotyczące warunków realizacji świadczeń powinny się więc znaleźć w umowie?

Tryb komunikacji i personel odpowiedzialny za serwis

Dzięki umowie serwisowej Twoja firma może liczyć na opiekę wskazanego konsultanta znającego oprogramowanie, co pomaga sprawnie rozwiązywać zgłoszone problemy. W zależności od ustaleń przedsiębiorstwo może otrzymać do kontaktu dedykowanego konsultanta lub dokonywać zgłoszeń przez helpdesk.

Określony czas reakcji

Aby zapewnić użytkownikowi komfort pracy i poczucie bezpieczeństwa, niezbędne jest wskazanie maksymalnego czasu od momentu dokonania zgłoszenia do rozpoczęcia prac serwisowych. Oczywiście konieczne jest uwzględnienie godzin pracy specjalistów (choć istnieją też branże, które wymagają całodobowego monitorowania systemu).

Poza czasem na samo podjęcie działań warto też określić czas na usunięcie problemu. W tym przypadku umowa powinna też dookreślać klasyfikację poszczególnych awarii (błąd krytyczny, błąd niekrytyczny, usterka). Wszystkie te ustalenia dotyczące jakości i szczegółów świadczenia usług znajdują się właśnie w umowie serwisowej zwanej też SLA (Service Level Agreement).

Limity roboczogodzin i sposób odpłatności

Umowa dotycząca obsługi serwisowej Twojej aplikacji może z góry określać ilość godzin, jaką software house będzie  świadczył Twojej firmie w danym czasie. Drugą możliwością jest raportowanie faktycznego czasu poświęconego na pracę nad utrzymaniem oprogramowania dedykowanego dla Twojego biznesu. W zależności od wybranej opcji wyróżniamy 3 rodzaje rozliczeń:

• Fixed price – forma abonamentu na określoną ilość godzin
• Time&Materials – płatność za wynikające z raportu faktycznie zrealizowane godziny,
• Time&Materials z Capem – płatność za zaraportowane godziny z dodatkową klauzulą określającą płatność po przekroczeniu określonej ilości. Cap może oznaczać np. przerwę w pracach i dalsze ich prowadzenie w ramach kolejnego okresu rozliczeniowego.

Tryb rozwiązywania sporów

Każda współpraca wymaga dokładnego określenia jej warunków, dlatego też umowa serwisowa powinna zawierać ustalenia dotyczące rozwiązywania kwestii spornych oraz zastosowania ewentualnych kar umownych. 

Dodatkowe benefity

Wśród dobrych praktyk związanych z zawieraniem umów serwisowych można wymienić także dodatkowe usługi lub konsultacje związane z rozwojem i aktualizacją aplikacji. Niektóre umowy dają możliwość skorzystania z niewykorzystanych godzin pracy zespołu w następnych okresach.

Przeczytaj także: Kuj projekt, póki gorący, ale oceniaj go na chłodno

Najważniejsze korzyści płynące z zawarcia umowy serwisowej

Zalet posiadania umowy serwisowej dla oprogramowania dedykowanego jest wiele. Wśród tych najważniejszych można wymienić:

• dedykowaną osobę do kontaktu — bezpośrednia opieka specjalisty znającego rozwiązania zastosowane w Twojej aplikacji zapewnia oszczędność czasu i szybkie naprawienie problemu,
• stały monitoring — daje pewność, że system będzie pracował nieprzerwanie,
• stosowanie odpowiedniej polityki backupów — dzięki kopiom zapasowym danych z aplikacji, sprawnie powrócisz do pracy nawet w przypadku większej awarii,
• weryfikacja wydajności — dostarcza informacji na temat skuteczności stosowanych rozwiązań i możliwościach zwiększenia funkcjonalności aplikacji,
• gromadzenie danych o błędach i problemach — umożliwia naniesienie poprawek lub zoptymalizowanie mało intuicyjnych funkcjonalnościach

Dlaczego warto zawrzeć umowę serwisową dla oprogramowania dedykowanego?

Istotną korzyścią jest dostęp do wsparcia zespołu specjalistów znającego specyfikę firmy oraz wykorzystywane przez nią rozwiązania. Klient, który nie zdecyduje się na zawarcie umowy serwisowej, musi utrzymywać wewnętrzny personel zajmujący się oprogramowaniem firmy, co generuje dodatkowe koszty prowadzenia działalności. Inną możliwością jest korzystanie z doraźnych usług zewnętrznej firmy IT (brak umowy nie gwarantuje jednak równie szybkiej reakcji).

Brak błędów i opóźnień spowodowanych awariami oprogramowania pozwoli Ci na utrzymanie pozytywnej opinii wśród klientów. Niezawodność systemu ma również duże znaczenie dla pracowników. Dobrze funkcjonujące oprogramowanie zapewnia płynność procesów w przedsiębiorstwie, co przekłada się na komfort pracy personelu. Umowa serwisowa dla oprogramowania dedykowanego, to jeden ze sposobów na zapewnienie stałego i bezpiecznego funkcjonowania Twojej aplikacji. Powierz nam obsługę swojej aplikacji i ciesz się jej sprawnym działaniem.