CRM dla kancelarii prawnej – przewodnik po rozwiązaniach

Praca w kancelarii, to ciągła żonglerka spraw, klientów i terminów. Śledzenie wszystkiego może być przytłaczające, a przeoczenia są niedopuszczalne.

CRM dla kancelarii prawnej pomoże uporządkować i usystematyzować te zagadnienia. W tym wpisie, wyjaśnimy co to jest CRM, jakie są jego cechy, jak wybrać odpowiedni program dla Twojej kancelarii i czy w ogóle go potrzebujesz. Czy warto tworzyć dedykowany CRM?

Czym jest CRM i jakie niesie korzyści?

CRM to narzędzie, które pomaga zarządzać interakcjami z klientami i potencjalnymi klientami. Pozwala śledzić wszystkie informacje związane z każdym klientem, w tym ich dane kontaktowe, szczegóły sprawy, wszystkie jej dokumenty, historię przepracowanych godzin i komunikacji. Dzięki CRM, możesz łatwo uzyskać dostęp do tych informacji i wykorzystać je do zapewnienia lepszej obsługi swoich klientów.

CRM może również pomóc Ci usprawnić przepływ pracy i zautomatyzować niektóre zadania. Na przykład, można ustawić automatyczne wiadomości e-mail, aby przypomnieć klientom o zbliżających się spotkaniach lub terminach. To zaoszczędzi czas i pomoże Ci pozostać zorganizowanym mimo rosnącej ilości spraw.

Funkcje CRM dla branży prawniczej

Prawnicze oprogramowanie CRM zawiera wiele funkcji, które są specyficzne dla tej branży. Warto zaznaczyć poniższe cechy:

• Zarządzanie kontaktami
  Śledź status wszystkich swoich klientów i potencjalnych klientów w jednym miejscu
• Zarządzanie sprawami
  Zarządzaj wszystkimi szczegółami swoich spraw, w tym terminami, datami sądowymi i dokumentami.
• Zarządzanie dokumentami
  Przechowuj i organizuj wszystkie swoje dokumenty w jednym miejscu.
• Śledzenie czasu
  Śledź rozliczane godziny całego swojego zespołu i inne wydatki spraw.
• Zarządzanie zadaniami
  Twórz i przypisuj zadania członkom zespołu.
• Raportowanie
  Generuj raporty na temat swoich spraw, klientów i finansów.

Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie CRM dla kancelarii prawnej

Przy wyborze oprogramowania CRM dla kancelarii prawnej, istnieje kilka czynników do rozważenia.

1. Funkcjonalność
   Upewnij się, że wszystkie przydatne Ci w codziennym funkcjonowaniu kancelarii funkcje są dostępne w oprogramowaniu. Sprawdź także, czy oprogramowanie nie jest zbyt generyczne, czy funkcji nie ma za dużo – sprawi to, że korzystanie z systemu będzie niewygodne.
2. Zwróć uwagę na interfejs rozwiązania.
   CRM jest oprogramowaniem, które widzimy na ekranie komputera i innych naszych urządzeń najczęściej w ciągu dnia. Nie chcemy, aby korzystanie z niego było irytujące i mało ergonomiczne.
3. Dostępność na różnych urządzeniach
   Korzystasz z Maca? Iphone? Większość rozwiązań na rynku ma ograniczenia w tym zakresie. Upewnij się, że oprogramowanie jest zgodne z Twoim środowiskiem pracy.

Jak zapanować nad wdrożeniem systemu CRM?

Wdrożenie oprogramowania CRM w kancelarii prawnej może być wyzwaniem, ale istnieje kilka wskazówek, które warto wykorzystać.

1. Wybierz doświadczonego partnera technologicznego. Znajomość rynku prawniczego jest konieczna, aby rozwiązanie było naprawdę dostosowane do potrzeb kancelarii.
2. Zaangażuj swój zespół w proces podejmowania decyzji. Uzyskaj ich wkład na temat tego, jakie funkcje potrzebują i jak chcą korzystać z oprogramowania.
3. Zapewnij swojemu zespołowi szkolenie. Upewnij się, że wszyscy wiedzą, jak używać oprogramowania i rozumieją korzyści z jego stosowania.
4. Zacznij od małej skali. Nie próbuj wdrażać wszystkich funkcji na raz. Zacznij od podstaw, a następnie stopniowo dodawaj kolejne funkcje, w miarę jak Twój zespół będzie się dobrze czuł z oprogramowaniem.
5. Wreszcie, upewnij się, że masz plan migracji danych. Będziesz musiał przenieść wszystkie dane klientów i spraw ze starego systemu do nowego oprogramowania CRM.

Kiedy nie potrzebujesz systemu CRM?

Prawnik nie potrzebuje systemu CRM przede wszystkim wtedy, gdy pracuje indywidualnie i nie ma potrzeby systematyzowania i  organizowania informacji dotyczących klientów oraz działań z nimi związanych. W takim wypadku warto jednak skorzystać z uproszczonych narzędzi takich jak Google Calendar czy Trello.

Dlaczego warto rozważyć oprogramowanie dedykowane?

Istnieją ogólnodostępne systemy CRM, które są dostępne na rynku i można je wykorzystać do zarządzania sprawami kancelarii prawnej. Jednakże, jeżeli tylko pozwalają na to możliwości inwestycyjne, warto skorzystać z opcji stworzenia systemu dedykowanego, którego funkcjonalności będą dokładnie dostosowane do potrzeb kancelarii, a rozwój możliwy wraz z rozwojem organizacji.

• Dostosowanie do specyficznych potrzeb kancelarii – dedykowany system CRM jest dostosowany do indywidualnych potrzeb i wymagań kancelarii. Oprogramowanie będzie zaprojektowane tak, aby uwzględniało specyficzne procesy biznesowe, wymagania prawne i inne potrzeby, które mogą być wyjątkowe dla danej kancelarii.
• Pełna kontrola nad systemem – kancelaria ma pełną kontrolę nad dedykowanym systemem CRM. Oznacza to, że można dostosować go do zmieniających się potrzeb, bez konieczności czekania na aktualizacje lub modyfikacje ogólnodostępnych systemów.
• Lepsza ochrona danych – tworząc dedykowany system CRM, kancelaria zapewni lepszą ochronę danych swoich klientów. Oprogramowanie będzie zaprojektowane z myślą o wymaganiach dotyczących bezpieczeństwa danych, co jest szczególnie ważne w przypadku kancelarii prawniczych, gdzie poufność i bezpieczeństwo danych są kluczowe.
• Zwiększenie wydajności – dedykowany system CRM będzie zaprojektowany z myślą o zwiększeniu wydajności pracy kancelarii – dostosuje się do Twoich procesów i spróbuje je usprawnić a nie zmieniać. Oprogramowanie będzie dostosowane do potrzeb prawników i asystentów, co przyspieszy i usprawni procesy związane z zarządzaniem sprawami.

Decyzja o wdrożeniu systemu CRM w kancelarii

Dedykowane oprogramowanie CRM może pomóc Twojej kancelarii pozostać zorganizowanym, poprawić wydajność i zapewnić lepszą obsługę klientów. Poprzez wdrożenie dedykowanego oprogramowania CRM w kancelarii prawnej, można zwiększyć konkurencyjność i zaoferować klientom lepsze usługi.

Skontaktuj się z nami – przeprowadziym bezpłatny audyt Twoich potrzeb i zaproponujemy dedykowane rozwiązanie.